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Excel新手村

Excel 常用技巧

Excel 是 Microsoft Office 套件中不可或缺的應用程式，在各行各業中廣泛使用，無論是整理資料、分析數據，或是進行財務規劃等。掌握 Excel 常用技巧，能大幅提升工作效率，讓您事半功倍。
Excel常用技巧

目錄

  1. 資料輸入與編輯
  2. 公式與函數
  3. 資料排序與篩選
  4. 資料透視表與樞紐分析
  5. 圖表製作
  6. 條件格式
  7. 巨集與 VBA

資料輸入與編輯

1. 填入系列資料

  • 拖曳法：選取已輸入的單元格，將游標移至右下角，出現「+」號時往下或往右拖曳，即可自動填入系列資料。
  • 快速鍵：選取需填入的範圍，按住「Ctrl+D」向下填入，按住「Ctrl+R」向右填入。

2. 快速鍵移動與選取

快速鍵 功能
Home 返回 A1 格
End 移動至最後一格
Page Up 往上一頁
Page Down 往下一頁
Ctrl + ↑ / ↓ 往上一行 / 一行
Ctrl + ← / → 往左一列 / 一列
Shift + ↑ / ↓ / ← / → 垂直 / 水平選取

3. 資料驗證

  • 設定資料類型：選取單元格，按一下「資料」標籤中的「資料驗證」，可自訂資料類型 (例如數字、文字或日期) 限制資料輸入格式。
  • 建立自訂清單：在「資料驗證」中，選擇「清單」類型，輸入清單項目，可限制資料只能從清單中選擇。

公式與函數

1. 基本公式

  • 加法：=A1+B1
  • 減法：=A1-B1
  • 乘法：=A1*B1
  • 除法：=A1/B1

2. 慣用函數

函數 用途
SUM 求和
AVERAGE 平均值
COUNT 計數
MIN 最小值
MAX 最大值
IF 條件判斷
VLOOKUP 垂直查找
HLOOKUP 水平查找
INDEX 取得指定位置資料

資料排序與篩選

1. 資料排序

  • 單一欄位排序：選取資料區域，按一下「資料」標籤中的「排序」，可依某一特定欄位進行升冪或降冪排序。
  • 多重欄位排序：按住「Shift」鍵，選取多個欄位，再依序設定排序規則。

2. 資料篩選

  • 基本篩選：選取資料區域，按一下「資料」標籤中的「篩選」，開啟下拉式清單，可篩選出符合條件的資料。
  • 進階篩選：按一下「資料」標籤中的「進階」→「進階篩選」，可設定更複雜的篩選條件。

資料透視表與樞紐分析

1. 資料透視表

  • 建立資料透視表：選取資料區域，按一下「插入」標籤中的「樞紐分析表」，可將資料彙總、整理並顯示在表格中。
  • 拖曳欄位：將欄位拖曳至「欄標籤」、「列標籤」或「數值」區域，可自訂資料透視表的顯示方式。

2. 樞紐分析

  • 建立樞紐分析：選取資料區域，按一下「插入」標籤中的「樞紐分析圖表」，可將資料視覺化呈現，例如直條圖、折線圖等。
  • 拖曳欄位：與資料透視表相同，可拖曳欄位自訂樞紐分析的顯示方式。

圖表製作

1. 插入圖表

  • 選取資料：選取要製成圖表的資料區域。
  • 插入圖表：按一下「插入」標籤中的「圖表」，選擇想要的圖表類型。

2. 圖表類型

圖表類型 適用情境
直條圖 比較不同類別資料
折線圖 顯示資料隨時間的變化
圓餅圖 顯示不同部分所佔比例
散佈圖 顯示兩個變數之間的關係
長條圖 與直條圖類似，但適合顯示文字資料

3. 圖表格式化

  • 修改標籤：按一下圖表上的標籤，可編輯其文字和格式。
  • 設定顏色：選取圖表元素，按一下「格式」標籤中的「圖形」→「填滿」或「線條」設定顏色。

條件格式

1. 基本條件格式

  • 色彩量階：將資料範圍設定色彩量階，讓不同數值以不同的顏色顯示，方便快速辨識。
  • 資料條：將資料範圍顯示為長條，長度代表資料值大小。

2. 進階條件格式

  • 自訂規則：建立自訂規則，設定特定條件觸發不同的格式 (例如字體顏色、底色或圖形)。
  • 公式條件格式：使用公式設定條件，例如「大於 100」或「A1 等於 B1」。

巨集與 VBA

1. 巨集

  • 記錄巨集：按一下「檢視」標籤中的「巨集」→「記錄巨集」，進行一連串操作，即可將步驟記錄成巨集。
  • 執行巨集：按一下「檢視」標籤中的「巨集」→「巨集」，選取要執行的巨集，即可自動執行之前記錄的操作。

2. VBA (Visual Basic for Applications)

  • 開啟 VBA 編輯器：按一下「開發人員」標籤中的「Visual Basic」，即可開啟 VBA 編輯器。
  • 撰寫程式碼：使用 VBA 語言撰寫程式碼，可以自動化工作，執行更複雜的任務。

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